Funktionsübersicht
Die Funktionen von ImmoNavo
Software für WEG-Verwaltung, Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung – mit Jahres- und Betriebskostenabrechnung, Buchhaltung und KI-Unterstützung. Alle Funktionen sind in jedem Tarif enthalten.
WEG-Verwaltung und Jahresabrechnung
Die Jahresabrechnung entsteht aus der laufenden Buchhaltung – mit Prüfliste, bevor sie an die Eigentümer geht.
- Wirtschaftsplan mit Hausgeld-Sollstellung, Fälligkeit monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich
- Bis zu zehn Erhaltungsrücklagen je Gemeinschaft
- Jahresabrechnung nach § 28 WEG in der Fassung des WEMoG: Gesamt- und Einzelabrechnungen, Rücklagenentwicklung und Vermögensbericht
- Aufbau orientiert an der VDIV-Musterabrechnung 3.0; Heizkosten verbrauchsabhängig nach BGH, Urteil vom 17.02.2012 (V ZR 251/10)
- Beschluss über Nachschüsse und Anpassungen, Übernahme in die Hausgeldkonten und Festschreibung des Jahres
- Abweichende Kostenverteilung aus Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung als Verteilerschlüssel (MEA, Fläche, Einheiten oder individuelle Werte)
- Eigentümerwechsel mit Assistent, auch für Ersterwerber
Mietverwaltung und Betriebskosten
Vom Mietvertrag bis zur Betriebskostenabrechnung in einem Ablauf – auch für Sondereigentum.
- Mietverträge mit Staffel-, Index- und Mieterhöhungen sowie Anpassung der Vorauszahlungen ab einem Datum
- Automatische Sollstellung aus dem Mietvertrag; Gewerbe auch mit Umsatzsteuer
- Betriebs- und Heizkostenabrechnung mit frei wählbarem Abrechnungszeitraum
- Lohnanteil nach § 35a EStG aus den Belegen, ausgewiesen in der Betriebskostenabrechnung
- Mieterwechsel mit Assistent; Mieterkonten mit Soll und Ist
- Sondereigentumsverwaltung: umlagefähige Kosten aus der WEG-Jahresabrechnung übernehmen
Buchhaltung und Zahlungsverkehr
Kontoumsätze kommen ins Programm und werden mit Vorschlag zugeordnet – statt abgetippt.
- Bankabruf per FinTS (PIN/TAN) oder Import von CAMT.053- und CSV-Dateien; doppelte Umsätze werden erkannt
- Zuordnungsvorschläge anhand von IBAN, Betrag und Verwendungszweck
- Einnahmen-/Ausgaben-Erfassung, Belege an Buchungen und Belegprüfung bis zur einzelnen Buchung
- SEPA-Lastschriften und -Überweisungen mit Mandatsverwaltung, Prüfung und Freigabe – als Datei für Ihr Banking-Programm
- Rücklastschriften mit Rückgabegrund
- Festschreibung abgeschlossener Wirtschaftsjahre
Eigentümerversammlung und Beschluss-Sammlung
Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation der Versammlung an einem Ort.
- Einladung je Eigentümer, auf Wunsch mit Vollmacht
- Anwesenheit, Vollmachten und Stimmrechte nach Kopf-, Objekt- oder Wertprinzip
- Abstimmung im Saal oder online per QR-Code, auch geheim
- Protokoll und Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 und 8 WEG, Einsicht für Eigentümer im Kundenportal
Dokumente, Korrespondenz und Kundenportal
Anfragen, Schreiben und Dokumente laufen zusammen – und Eigentümer und Mieter finden ihre Unterlagen selbst.
- Posteingang für ein IMAP-Postfach oder Microsoft 365 / Outlook: Themen, Zuständigkeit, Wiedervorlage und Antwort aus dem Programm
- Serienbriefe und Serien-E-Mails mit Platzhaltern, Vorschau und Probedruck
- Eigener Briefbogen für alle PDF-Dokumente
- Dokumentenablage je Objekt und Einheit
- Kundenportal: eigene Einheiten, freigegebene Dokumente, Schadensmeldungen mit Fotos und deren Bearbeitungsstand
Vorgänge und technische Objektverwaltung
Nichts geht verloren: Jede Meldung hat eine Zuständigkeit, eine Frist und einen Status.
- Vorgänge mit Nummer, Priorität, Zuständigkeit, Fälligkeit und Status
- Meldungen aus dem Kundenportal und dem Posteingang werden zu Vorgängen
- Objektdokumentation mit Gebäudedaten, Energieausweis und technischen Anlagen
- Prüf- und Wartungsfristen mit Anzeige fälliger Termine auf der Übersicht
Mahnwesen, Auswertungen und Berichte
Rückstände erkennen, bevor sie wachsen – und jederzeit auswerten.
- Täglicher Mahnlauf mit Vorschlagsliste; gemahnt wird erst nach Ihrer Freigabe
- Zahlungserinnerung und 1. bis 3. Mahnung mit Gebühren, Zinsen und Teilzahlungen; Versand per E-Mail oder als PDF für die Post
- Weitere Maßnahmen: gerichtliches Mahnverfahren, Zahlungsplan, Inkasso oder Rechtsanwalt – mit Status und Verlauf
- Berichte zu Buchhaltung, Mietern und Eigentümern als Sammel- oder Einzelbericht, als PDF und Excel
KI-Unterstützung
KI, die mitarbeitet – Sie behalten die Entscheidung
Die KI nimmt Routinearbeit ab. Sie bucht nichts, versendet nichts und ändert nichts ohne Ihre Bestätigung.
Verfügbar
Rechnungen auslesen
Aus hochgeladenen, fotografierten oder per E-Mail eingegangenen Rechnungen werden Rechnungssteller, Beträge, Daten, IBAN und der Lohnanteil nach § 35a EStG erkannt.
Kontierung vorschlagen
Die KI schlägt Objekt und Kostenkonto vor. Gebucht wird erst nach Ihrer Prüfung.
E-Mails zuordnen
Eingehende E-Mails werden einem Thema wie Schäden, Rechnungen oder Zählerstände zugeordnet.
Antworten entwerfen
Auf Knopfdruck entsteht ein Antwortentwurf. Versendet wird er nie automatisch.
Verträge auswerten
Aus Mietverträgen sowie Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung entstehen Vorschläge mit Fundstelle, die erst nach Ihrer Bestätigung wirken.
Automatisierung ohne KI
- Zuordnungsvorschläge für Kontoumsätze
- Täglicher Mahnlauf mit Vorschlagsliste
- Sollstellung aus Wirtschaftsplan und Mietvertrag
- Hinweis auf fällige Prüfungen, Wartungen und auslaufende Verträge
Geplant
- KI-Schreibassistent für Briefe, Antworten und Mitteilungen
- Auswahl des KI-Anbieters
Sicherheit und Datenschutz
Sicherheit und Datenschutz im Detail
- Anmeldung
- Passwort und Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App und Wiederherstellungscodes.
- Rollen
- Administrator, Mitarbeiter und Lesezugriff; Portalzugänge sehen nur eigene Einheiten, freigegebene Dokumente und eigene Meldungen.
- Getrennte Daten
- Jede Verwaltungsfirma sieht ausschließlich ihren eigenen Datenbestand.
- Nachvollziehbarkeit
- Änderungsprotokoll; abgeschlossene Wirtschaftsjahre lassen sich festschreiben, Aufheben nur mit Begründung.
- Verschlüsselung
- Verbindung über HTTPS; Bankzugangsdaten und IBAN werden verschlüsselt gespeichert, die Banking-PIN nie.
- Datensicherung
- Tägliche Sicherung, zusätzlich verschlüsselt auf einem externen Speicher möglich.
- KI-Freischaltung
- Die KI ist erst aktiv, wenn Ihre Firma sie einschaltet. Eingesetzt wird Claude des Anbieters Anthropic.
Weitere Angaben zur Datenverarbeitung in der Datenschutzerklärung.
Schnittstellen und Import
Daten übernehmen und austauschen
- Datenübernahme
- Excel-Vorlage für Objekte, Einheiten, Personen, Eigentum und Mietverträge; Personen aus Win-CASA
- Bank
- FinTS (PIN/TAN), CAMT.053, CSV; SEPA-Dateien pain.001 und pain.008
- IMAP-Postfach, SMTP-Versand, Microsoft 365 / Outlook
- Ausgabe
- PDF mit eigenem Briefbogen, Excel-Berichte
Ausblick
In Planung
Daran arbeiten wir als Nächstes. Reihenfolge und Umfang können sich ändern – eine Zusage zu Terminen ist damit nicht verbunden.
Eigentümer- und Mieterportal 2.0
Dokumente gezielt freigeben, Online-Belegprüfung für Eigentümer, Anliegen mit Verlauf und Nachrichten an Einheiten oder alle Eigentümer.
ImmoNavo-App für Android und iPhone
Portal für Eigentümer und Mieter als App – mit Benachrichtigungen und Fotos direkt aus der Kamera.
KI-Schreibassistent
Briefe, Antworten und Mitteilungen mit KI vorbereiten – Versand erst nach Prüfung und Freigabe; Wahl des KI-Anbieters.
Datensicherung und Gesamtexport
Alle Daten jederzeit selbst exportieren und kontrolliert wiederherstellen.
Weitere Datenübernahmen
Objekte, Einheiten, Eigentum und Mietverträge aus Win-CASA und weiteren Programmen.
SEPA direkt an die Bank
Lastschriften und Überweisungen nach Freigabe direkt an die Bank übermitteln.
Was bereits umgesetzt wurde, steht unter Neuigkeiten.